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janeiro 2016

organize

O recesso de fim de ano terminou e está aberta a temporada de posts de 2016! Achei que seria legal começar falando sobre organização, porque muita gente retoma a rotina normal hoje e nada melhor do que começar refletindo como podemos gerenciar melhor nossa vida nesse ano que começou. A postagem de hoje será sobre meu sistema de organização e as ferramentas que escolhi para usar em 2016. Está muito legal.

Continuo estudando o GTD, e estou em uma fase de simplificar. No ano passado eu contei aqui como nós organizávamos nossa casa pelo evernote, e basicamente eu usava o mesmo método para gerenciar coisas pessoais. Porém no meio do ano eu comecei a me aprofundar ainda mais no GTD e criei um planner de papel onde eu me organizei no 2º semestre na estrutura bem tradicional do GTD. Me ajudou muito a aprender algumas coisas que eram muito confusas (como gerenciar projetos, por exemplo) mas daí eu fiquei meio engessada, porque o planner era grande, difícil de levar para todo lugar, chato de ficar manuseando e acabei voltando para o evernote.

Outro ponto importante do meu sistema para 2016 é que voltei a usar agenda. É oficial, estou chegando nos 25 e apesar de sempre ter tido excelente memória, no fim do ano passado fiquei com medo de perder algumas coisas, por isso voltei com agenda. Além disso, esse semestre eu finalizo meu tcc e são muitos prazos para cumprir, não quero perder nada importante. Acabei optando por agenda de papel para balancear com a parte de planejamento que faço digital, porque sempre gosto de mesclar os dois e nunca gostei de agendas digitais, não acho prático.

E no fim meu sistema ficou dividido entre digital e papel, sendo que no evernote eu organizo o lado mais macro da vida, arquivo, referências e projetos e na agenda gerencio o mais micro, que são ações e compromissos. Eu testei desde começo de dezembro e tem funcionado muito bem para mim, por isso quis compartilhar, para ficar de referência caso alguém decida testar novas formas de se organizar. Vou detalhar melhor nos tópicos abaixo para ficar fácil de entender:

EVERNOTE: projetos, referência e arquivo

Para adeptos do GTD, tudo que demanda mais de uma ação, é um projeto. Então quase tudo na nossa vida é um projeto. Desde reformar a cozinha, até abrir uma conta no banco, por isso é bom ter um sistema para gerenciar esses projetos. Eu trabalho com 3 tipos de projetos: os ativos, os suspensos (aqueles que estão no aguardo de alguma coisa para prosseguir) e os que são para “algum dia/talvez”. E decidi organiza-los em cadernos no evernote, na seguinte estrutura:

estrutura evernote

Cadernos gerais: arquivos de suporte/referência

Entrada: onde vou jogando em criando várias notas para processar (organizar) na revisão semanal.
Concluídos: para onde transfiro as notas de projetos finalizados. Exemplo: meu novo portfólio.
Suspensos: para onde transfiro as notas de projetos que estão no aguardo de algo. Exemplo: Entrega das horas complementares. (já entreguei, estou esperando resposta).
Talvez: Para onde transfiro as notas de projetos que não estou trabalhando no momento. Mas que tenho interesse em executar um dia. Exemplo: uma viagem para fortaleza.
Referências: Meu arquivo geral, com todas as notas de referências que não dizem respeito à um único projeto, mas que são materiais que gosto de consultar. Exemplo: receitas, seleções de viagens, tutoriais e etc.

Cadernos específicos: projetos ativos

Como dá para perceber, nos cadernos gerais eu gerencio as informações que não estão ativas no momento, são como arquivos de referência apenas. Já os projetos ativos, eu prefiro organizar pelas minhas zonas de responsabilidade, portanto criei um caderno para cada uma delas, onde crio notas únicas para cada projeto. Exemplos:

Caderno Pessoal – Rotina de cuidados pele (lista de procedimentos e produtos, frequência e marcas que gosto).
Caderno Casa – menu da semana (lista de pratos que vamos consumir em cada dia da semana).
Caderno Empresa – Mailing de carnaval (lista de itens para cumprir o objetivo de criar um mailing pra o carnaval).
Caderno Social – Passeios para o verão (lista detalhada de passeios e lugares que quero ir no verão, endereços, custo e etc).

Eu dei 4 exemplos porque se observarem os 2 primeiros tem um caráter mais fixo, enquanto os outros dois são sazonais. Gosto de gerenciar ambos nas zonas de responsabilidade, porque quando abro esses cadernos tenho uma visão panorâmica do todo, e isso me facilita muito. E nessa estrutura, toda vez que um projeto é concluído, saí do caderno específico e entra no caderno de “concluídos” que indiquei acima. No caso de notas fixas, como rotina de cuidados e menu da semana, eu vou sempre editando as mudanças quando acho necessário (no caso do menu da semana, toda semana, claro!) e nunca movo a nota, apenas deleto as informações antigas e reescrevo.

agenda: compromissos e ações

Para facilitar o dia a dia, gosto de ter um espaço para anotar as coisas, por isso optei por uma agenda média. Assim não preciso do caderno e consigo gerenciar ações e compromissos no mesmo lugar. Sei bem que agenda é apenas para compromissos, mas queria facilitar e simplificar, por isso arrumei um jeito de usar os 2 no mesmo material.

As próximas ações estão sempre anotadas em um post it na primeira página da agenda. Sempre que tenho um tempo, trabalho nelas. Nos dias da agenda, na parte interna, agendo os compromissos e prazos na parte de cima com horário, e um esquema de divisão do meu dia por 3 turnos (manhã tarde e noite) com o tema que quero me dedicar, na seguinte estrutura:

estruturaagenda

Por algum motivo eu gosto de dividir meu dia em 3 e trabalhar por “zonas”. Acho mais prático e me obriga a ser mais focada. Além disso, me ajuda a ver ao longo da semana se estou dividindo bem meu tempo, para todas as áreas que importam. Na parte de cima como praxe, os compromissos e prazos vem indicado com hora, para que eu possa gerenciar o dia.

agenda

Já as ações ficam nesse post-it, e sempre que concluo, risco o item. Nesse post it coloco somente as ações da semana, que são selecionadas durante a revisão semanal. Como tenho sempre poucas, esse sistema me basta.

E por fim, a revisão semanal

Como todo adepto do gtd pensa, sem revisão não há sistema que funcione. Essa é a parte mais crucial e quanto mais simples e fácil for, maior a probabilidade de você realmente fazer e mais chances de que seu sistema te ajude realmente. Do jeito que eu fiz, para mim ficou bem simples.  Toda semana eu entro no evernote e processo a caixa de entrada, organizando as notas para cada parte correspondente. Depois olho as áreas de responsabilidade (casa, empresa, estudos e etc) e verifico os projetos ativos. Separo as próximas ações e coleto no post it da agenda. Verifico se tem projetos concluídos e arquivo-os. Caso estejam suspensos, movo para o caderno correspondente. Por fim dou uma olhada no caderno de projetos suspensos e verifico se algum deles precisa “ser resgatado” e caso sim, o faço, caso não, apenas fecho o caderno. Na agenda anoto os compromissos e faço uma divisão da semana pro turnos e área (manhã – estudo, tarde – trabalho e etc). Com isso eu tenho a minha agenda fechada para semana, as ações selecionadas e o trabalho fluí muito melhor :).

Acho que esse ano eu simplifiquei tanta coisa que pode ser que esse sistema pareça muito básico para algumas pessoas. Mas é justamente por isso que eu decidi compartilhar. Sei que a maioria que está começando a se organizar em dificuldade em entender super estruturas organizativas, e talvez com algo mais simples a inspiração flua mais. Por isso queria ouvir de você o que acharam. Pode deixar a opinião nos comentários. E caso tenham alguma dúvida, complemento e sugestão, vamos debater 🙂 Voltei de férias e já estou colocando em dia as respostas de comentários. Prometo que não vou demorar mais tanto para responder!


Escrito por
Jess

Málaga | Espanha
Vamos falar de viagem?  Intercalando com os posts do casamento, vou começar a mostrar para vocês um pouco do nosso destino escolhido como lua de mel: ESPANHA!  O porquê de termos escolhido esse destino, vou contar para vocês melhor em outro post, junto com nossa rota e o que você precisa saber para fazer algo parecido. Na Espanha, conhecemos várias cidades, dentre elas a nossa primeira parada foi em Málaga. Cidade (...)



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14 Comentários em “Sistema de organização (2016)”


Adorei o modelo simples que criou. A parte que dividiu os projetos fica tão claro, que se torna fácil. Parabéns!

Jess

essa é a intenção. Sempre achei essa parte de projetos muito confusa. Por isso trabalho muito para que ela fique cada vez mais fluída no gerenciamento cotidiano 🙂

Nossa, você é muito organizada! Eu voltei a usar a agenda tb. Eu sempre usei desde os 12 anos mas parei de usar no segundo semestre. Senti muito a falta dela e voltei feliz. Tb tenho um caderno com meus planos e um para anotar gastos diários. Ah, e o planner mensal para o blog. Gostei do caderno com menu da semana, vou copiar!

https://oladobeldavida.wordpress.com/

🙂 pode copiar que essa técnica é ótima!

Eu comprei o livro atualizado e comecei a mergulhar no mundo do GTD agora, então ainda estou me organizando, tentando adaptar um sistema que funcione pra mim, e eu amei esse post <3.

Deixa eu só tirar uma dúvida contigo, tanto "suspenso", "concluídos", etc, assim como "casa", "empresa", etc, são cadernos? Ou os cadernos são "casa" e "concluídos" são tags?
Eu comecei a mexer um pouco mais no evernote, e estou organizando tudo, porque eu jogava tudo na caixa de entrada e criava tag até não aguentar mais, então, tá uma bagunça só, hahahahah.

Obrigada oor compartilhar isso com a gente e que o seu ano seja iluminado e cheio de amor e conquistas <3

Beijo!

Jess

🙂 obrigada e para você também!

eu também me organizava só pro tags mas estava MUITO confuso para mim. Então criei cadernos.

Sim concluídos, arquivados e etc são cadernos. Tirei um print para você ver como organizei 🙂

Ah, muito obrigada, Jess <3

Eu me considero uma pessoa bem metódica, só funciono se tudo estiver anotado em papel, por mais que eu trabalhei online muitas coisas até hoje só funcionam com papel e caneta na mão. É muito importante começar um novo ano organizada, ainda mais com tantas coisas. Ano passado eu finalizei meu TCC e se eu tendo organização já foi um caos imagina sem.

Sucesso Jess!

Jess

eu tbm gosto muito de papel, mas como trabalho com pc toda hora, fica mais prático algumas coisas digitais.
Obrigada pro comentar 🙂

Em 2016, quero muito me organizar melhor. Achei bem interessante a forma que você separou para os turnos de “Manhã, tarde e noite”, vou tentar criar um sistema de organização para fluir mais durante o dia também.

Quanto ao Evernote, eu utilizo para organizar as minhas demandas do trabalho, com quando ele entrou, quando foi entregue e o que foi realizado.

Feliz Ano novo (:

Jess

espero que você consiga atingir esse objetivo!
o evernote é uma ferramenta incrível, é possível fazer muita coisa nele.

Oi Jess! Começar o ano tentando ser mais organizada é sempre bom, né?

Comecei a usar recentemente o Trello, divido os quadros por assunto (ex: blog, casa, etc), separei cada um deles mais ou menos como você fez (entrada, calendário, concluídas, etc) e agora estou adicionando as ações. Mas, já começo a perceber que é preciso sempre revisar. Até agora estou me dando bem com o Trello, mas achei o Evernote bem interessante também. 🙂 Beijos e bom 2016 para você!

Jess

sim! 🙂
não conhecia o trello, dei uma googlada e parece ser muito intuitivo né?
obrigada pela dica, depois vou testar.